Seamless Group Pre-Booking
Wie könnten wir unseren B2B-Partnern einen digitalen, fairen und transparenten Vorbuchungsprozess für ihre Gruppen anbieten – auch wenn die Nachfrage größer ist als das Angebot?
Über die Schönbrunn Group
Die Schönbrunn Group verwaltet im Auftrag der Republik Österreich einige der bedeutendsten Kulturdenkmäler des Landes, darunter Schloss Schönbrunn, das Sisi Museum in der Wiener Hofburg, Schloss Hof und weitere historische Standorte. Diese zählen zu den meistbesuchten Attraktionen des imperialen Erbes Österreichs.
Jährlich begrüßen wir Millionen Besucher:innen aus dem In- und Ausland – ein großer Teil davon reist organisiert in Gruppen an. Als kulturelle Leitbetriebe mit internationaler Strahlkraft stehen wir für hohe Qualität, historische Authentizität und ein besonderes Gästeerlebnis.
Der Betrieb dieser Standorte erfordert ein verantwortungsvolles Management begrenzter Ressourcen, insbesondere bei stark nachgefragten Zeiten. Gruppenbuchungen spielen dabei eine zentrale Rolle: Werden langjährige Partner nicht berücksichtigt, gefährdet das ihre wirtschaftliche Stabilität und die Vielfalt touristischer Angebote.
Die Problemstellung: Gruppenbuchungen unter Druck
Reiseveranstalter:innen – ob Kreuzfahrtgesellschaften, Busreiseanbieter oder Bildungsreisen – planen ihre Programme oft mehr als ein Jahr im Voraus. Für viele gehört ein Besuch im Schloss Schönbrunn fest zum Angebot. Doch unsere Kapazitäten sind begrenzt: In stark frequentierten Zeiträumen wie April bis Oktober oder rund um Weihnachten sind verfügbare Zeitslots schnell ausgebucht.
Was passiert, wenn mehr Gruppen einen Termin möchten, als wir anbieten können? Derzeit erfolgt die Vergabe nach dem „First-come, first-served“-Prinzip – basierend auf der Auftragsanzahl des Vorjahres. Die Terminvergabe endet üblicherweise im Oktober; danach ist nur noch die Online-Reservierung möglich. Dieser Prozess führt zu wachsendem Unmut: Große Partner fühlen sich benachteiligt, kleinere Anbieter fürchten um ihre Existenz, wenn es keine freien Termine zu den gewünschten Zeiten gibt.
Der aktuelle Prozess stößt aus verschiedenen Gründen an seine Grenzen:
🧩 Fehlende Kriterien: Die Vergabe ist für viele Partner nicht nachvollziehbar – das führt zu Vertrauensverlust.
❓ Keine Planungssicherheit: Gruppen erhalten keine verbindliche Zusage, obwohl sie ihre Reise oft bereits vermarktet haben.
⚠️ Unflexibel bei Änderungen: Kurzfristige Ausfälle oder Verschiebungen (z. B. bei Hochwasser) lassen sich kaum neu koordinieren.
🔧 Aufwändig und analog: Änderungen werden per E-Mail oder Telefon abgewickelt – das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Dieses Problem betrifft unsere wichtigsten B2B-Kund:innen:
– Reisebüros und Veranstalter mit Schönbrunn als Fixpunkt im Programm
– Große und kleine Anbieter, die langfristig planen und verkaufen müssen
– Kund:innen, die auf bestimmte Besuchszeiten angewiesen sind
Die Herausforderung
🗓️ Wie könnten wir unseren B2B-Partnern einen digitalen, fairen und transparenten Vorbuchungsprozess für ihre Gruppen anbieten – auch wenn die Nachfrage größer ist als das Angebot?
🗓️ How might we offer our B2B partners a digital, fair, and transparent pre-booking process for their groups – even when demand exceeds supply?
Eure Ideen sind gefragt
Wir suchen kreative, umsetzbare Ideen, um den Gruppenbuchungsprozess für alle Beteiligten digitaler, fairer und transparenter zu gestalten. Ziel ist ein System, das sowohl den Bedürfnissen unserer Partner als auch den begrenzten Ressourcen gerecht wird – und dabei Planungssicherheit, Vertrauen und Effizienz schafft.
Leitfragen für eure Überlegungen:
– Wie kann ein digitaler Buchungsprozess verständlich und transparent gestaltet werden?
– Welche Vergabekriterien wären fair – und wie lassen sie sich nachvollziehbar kommunizieren?
– Wie lässt sich vermeiden, dass Zeitslots blockiert und nicht genutzt werden?
– Wie kann der Ablauf teilautomatisiert werden, ohne an Flexibilität zu verlieren?
– Wie schaffen wir Vertrauen und Akzeptanz, wenn eine Gruppe keinen Termin erhält?
Was eure Lösung leisten sollte:
– Einen konkreten Vorschlag für einen digitalen Vorbuchungsprozess, der fair, strukturiert und transparent ist
– Einen klaren Plan für eine nachvollziehbare Kommunikation und Terminvergabe
– Ideen zur Teilautomatisierung, um manuelle Koordination zu verringern
– Einen Beitrag zum Vertrauensaufbau und zur langfristigen Zusammenarbeit mit unseren Partner:innen
Gemeinsam Gruppenbuchungen nahtloser machen
Ob aus Tourismus, Technik, Kommunikation, Wirtschaft oder Design – euer Blick von außen ist wertvoll. Entwickelt Lösungen, die überzeugen, Orientierung geben und funktionieren. Tragt dazu bei, dass Gruppenbesuche künftig gerechter, einfacher und nachhaltiger organisiert werden. ✨ Gestaltet mit uns ein nahtloses Erlebnis – für alle Beteiligten. 🤝
🏆 Preis: Das überzeugendste Team wird von der Schönbrunn Group eingeladen, seine Idee vor Ort mit Entscheidungsträger:innen weiterzuentwickeln – inklusive eines Besuchs an einem unserer historischen Standorte. 🏛️🇦🇹
🎯 Lasst eure Ideen Wirklichkeit werden – und werdet Teil der Zukunft von Gruppenbesuchen bei einem der bedeutendsten Kulturbetriebe Österreichs!
