Seamless group pre-booking

How might we offer our B2B partners a digital, fair, and transparent pre-booking process for their groups – even when demand exceeds supply?

German version below

About the Schönbrunn Group

The Schönbrunn Group manages some of Austria’s most significant cultural landmarks on behalf of the Republic of Austria, including Schönbrunn Palace, the Sisi Museum at the Vienna Hofburg, the Vienna Furniture Museum, and Schloss Hof. These sites are among the most visited attractions representing Austria’s imperial heritage.

Every year, we welcome millions of visitors from Austria and around the world – with a large share arriving in organized groups. As leading cultural institutions with international reach, we stand for high quality, historical authenticity, and exceptional guest experiences.

Operating these sites requires responsible management of limited resources, especially during periods of high demand. Group bookings play a key role in this: if long-standing partners are not properly accommodated, their economic stability – and the diversity of tourism offerings – can be at risk.

The Challenge: Group Bookings Under Pressure

Tour operators – whether cruise lines, bus tour companies, or educational travel organizers – often plan their programs more than a year in advance. For many, a visit to Schönbrunn Palace is a key part of their offer.
However, our capacities are limited: during peak periods, such as April to October and around Christmas, available time slots quickly sell out.

What happens when more groups wish to reserve time slots than we can offer?
Currently, allocation follows a “first come, first served” principle based on the number of bookings from the previous year. The allocation period usually ends in October; after that, reservations are only possible via the online platform.

This process is increasingly leading to dissatisfaction:
Large partners feel disadvantaged because they would like to reserve more slots. Smaller providers fear for their survival if no suitable slots are available.

Why the Current Process Reaches Its Limits

🧩 Lack of clear criteria: The allocation process is not transparent for many partners, leading to a lack of trust and acceptance when groups are unable to secure a slot.

❓ Planning security: Groups receive binding confirmations for their bookings, allowing them to market their trips with confidence. However, group size changes that are not coordinated with us often lead to difficulties.

⚠️ Flexible within available capacities: Short-notice cancellations or rescheduling (e.g., due to flooding) can be accommodated flexibly – but only within the limits of available capacity.

🔧 Time-consuming and analog: Despite the online booking platform, changes are often still managed via email or phone – a process that is both time-consuming and prone to errors.

This Issue Affects Our Most Important B2B Customers:

–  Travel agencies and operators who have Schönbrunn as a fixed highlight in their programs

–  Large and small providers who need to plan and sell well in advance

–  Clients who rely on specific visiting times

The Challenge

🗓️ How might we offer our B2B partners a digital, fair, and transparent pre-booking process for their groups – even when demand exceeds supply?

We Need Your Ideas!

We are looking for creative, practical ideas to make the pre-booking process more digital, fair, and transparent for all parties.
The goal is a solution that meets the needs of our partners while respecting limited resources – creating planning security, building trust, and improving efficiency.

Key Questions to Consider:

–  How can a digital booking process be made clear and transparent?

–  What allocation criteria would be considered fair – and how can they be communicated clearly?

–  How can we prevent time slots from being blocked but not used?

–  How can the process be partially automated without losing flexibility?

What Your Solution Should Deliver:

–  A concrete proposal for a digital, fair, and transparent pre-booking process

–  A clear plan for understandable communication and slot allocation

–  Ideas for partial automation to reduce manual coordination efforts

–  A contribution to building trust and fostering long-term collaboration with our partners

Let’s Make Group Bookings Seamless Together

Whether your background is in tourism, technology, communication, business, or design – your fresh perspective is valuable.
Develop solutions that work, provide clarity, and inspire. Help us organize group visits more fairly, easily, and sustainably in the future. ✨
Create a seamless experience – for everyone involved. 🤝

🏆 Prize
The most convincing team will be invited by the Schönbrunn Group to further develop their idea on-site with key decision-makers.
In addition, the winning team will receive an overnight stay and a visit to Schönbrunn Palace.

🎯 Let your ideas become reality – and be part of shaping the future of group visits at one of Austria’s most important cultural institutions!

Über die Schönbrunn Group

Die Schönbrunn Group verwaltet im Auftrag der Republik Österreich einige der bedeutendsten Kulturdenkmäler des Landes, darunter Schloss Schönbrunn, das Sisi Museum in der Wiener Hofburg, das Möbelmuseum Wien und Schloss Hof. Diese zählen zu den meistbesuchten Attraktionen des imperialen Erbes Österreichs.

Jährlich begrüßen wir Millionen Besucher:innen aus dem In- und Ausland – ein großer Teil davon reist organisiert in Gruppen an. Als kulturelle Leitbetriebe mit internationaler Strahlkraft stehen wir für hohe Qualität, historische Authentizität und ein besonderes Gästeerlebnis.

Der Betrieb dieser Standorte erfordert ein verantwortungsvolles Management begrenzter Ressourcen, insbesondere bei stark nachgefragten Zeiten. Gruppenbuchungen spielen dabei eine zentrale Rolle: Werden langjährige Partner nicht berücksichtigt, gefährdet das ihre wirtschaftliche Stabilität und die Vielfalt touristischer Angebote.

Die Problemstellung: Gruppenbuchungen unter Druck

Reiseveranstalter:innen – ob Kreuzfahrtgesellschaften, Busreiseanbieter oder Bildungsreisen – planen ihre Programme oft mehr als ein Jahr im Voraus. Für viele gehört ein Besuch im Schloss Schönbrunn fest zum Angebot. Doch unsere Kapazitäten sind begrenzt: In stark frequentierten Zeiträumen wie April bis Oktober oder rund um Weihnachten sind verfügbare Kapazitäten schnell ausgebucht.

Was passiert, wenn mehr Gruppen bestimmte Timeslots reservieren möchten, als wir anbieten können? Derzeit erfolgt die Vergabe nach dem „First-come, first-served“-Prinzip – basierend auf der Auftragsanzahl des Vorjahres. Die Terminvergabe endet üblicherweise im Oktober; danach ist nur noch die Online-Reservierung möglich. 

Dieser Prozess führt zu wachsendem Unmut: Große Partner fühlen sich benachteiligt, da sie gerne mehr Termine reservieren möchten. Kleinere Anbieter fürchten um ihre Existenz, wenn es keine freien Termine zu den gewünschten Zeiten gibt.

Der aktuelle Prozess stößt aus verschiedenen Gründen an seine Grenzen:

🧩 Fehlende Kriterien: Die Vergabe ist für viele Partner nicht nachvollziehbar – das führt zu fehlendem Vertrauen und Akzeptanz bei Gruppen die keinen Termin erhalten.

❓Planungssicherheit: Gruppen erhalten bei Buchungen verbindliche Zusagen, sodass sie ihre Reise sicher vermarkten können. Nicht abgestimmte Kontingentwünsche führen jedoch regelmäßig zu Schwierigkeiten.

⚠️ Flexibel im Rahmen der Verfügbarkeiten: Kurzfristige Ausfälle oder Verschiebungen (z. B. bei Hochwasser) können flexibel gehandhabt werden, jedoch nur, soweit es die verfügbaren Kapazitäten zulassen.

🔧 Aufwändig und analog: Änderungen werden trotz Online-Reservierungsplattform häufig per E-Mail oder Telefon abgewickelt – das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Dieses Problem betrifft unsere wichtigsten B2B-Kund:innen:

–  Reisebüros und Veranstalter mit Schönbrunn als Fixpunkt im Programm

–  Große und kleine Anbieter, die langfristig planen und verkaufen müssen

–  Kund:innen, die auf bestimmte Besuchszeiten angewiesen sind

Die Herausforderung

🗓️ Wie könnten wir unseren B2B-Partnern einen digitalen, fairen und transparenten Vorbuchungsprozess für ihre Gruppen anbieten – auch wenn die Nachfrage größer ist als das Angebot?

Eure Ideen sind gefragt

Wir suchen kreative, umsetzbare Ideen, um den Vorbuchungsprozess für alle Beteiligten digitaler, fairer und transparenter zu gestalten. Ziel ist ein Lösungsansatz, der sowohl den Bedürfnissen unserer Partner als auch den begrenzten Ressourcen gerecht wird – und dabei Planungssicherheit, Vertrauen und Effizienz schafft.

Leitfragen für eure Überlegungen:

–  Wie kann ein digitaler Buchungsprozess verständlich und transparent gestaltet werden?

–  Welche Vergabekriterien wären fair – und wie lassen sie sich nachvollziehbar kommunizieren?

–  Wie lässt sich vermeiden, dass Timeslots blockiert und nicht genutzt werden?

–  Wie kann der Ablauf teilautomatisiert werden, ohne an Flexibilität zu verlieren?

Was eure Lösung leisten sollte:

–  Einen konkreten Vorschlag für einen digitalen Vorbuchungsprozess, der fair, strukturiert und transparent ist

–  Einen klaren Plan für eine nachvollziehbare Kommunikation und Terminvergabe

–  Ideen zur Teilautomatisierung, um manuelle Koordination zu verringern

–  Einen Beitrag zum Vertrauensaufbau und zur langfristigen Zusammenarbeit mit unseren Partner:innen

Gemeinsam Gruppenbuchungen nahtloser machen

Ob aus Tourismus, Technik, Kommunikation, Wirtschaft oder Design – euer Blick von außen ist wertvoll. Entwickelt Lösungen, die überzeugen, Orientierung geben und funktionieren. Tragt dazu bei, dass Gruppenbesuche künftig gerechter, einfacher und nachhaltiger organisiert werden. ✨ Gestaltet mit uns ein nahtloses Erlebnis – für alle Beteiligten. 🤝

🏆 Preis

Das überzeugendste Team wird von der Schönbrunn Group eingeladen, seine Idee vor Ort mit Entscheidungsträger:innen weiterzuentwickeln. Außerdem erhält das Siegerteam eine Übernachtung und einen Besuch in Schönbrunn.

🎯 Lasst eure Ideen Wirklichkeit werden – und werdet Teil der Zukunft von Gruppenbesuchen bei einem der bedeutendsten Kulturbetriebe Österreichs!